Thống kê, thu thập Dữ liệu là một trong những việc làm thường xuyên có mặt ở bất cứ công việc thuộc lĩnh vực nào trong Xã Hội.
Trước kia, công việc này phần lớn được tiến hành thủ công, nhưng với sự phát triển của công nghệ, những công việc đó giờ đây được thực hiện phần lớn là trên máy móc. Có rất nhiều phần mềm khác nhau được sử dụng và có chức năng thống kê Dữ liệu, và MS EXCEL cũng là một trong những phần mềm hữu ích, giúp con người có thể thực hiện các công việc tính toán trên bảng tính, thực hiện rất nhiều các chức năng Lọc Dữ Liệu,  Dò tìm Dữ liệu, Tham chiếu dữ liệu và  Thống kê Dữ liệu…Sau đây, HOCEXCEL.ORG xin giới thiệu tới các bạn những hàm thống kê cơ bản hay dùng nhất trong EXCEL, cũng như cách sử dụng của các hàm thống kê  trong Excel cơ bản.

1. HÀM AVERAGE TRONG EXCEL

Cú pháp: AVERAGE(number 1, number 2…)

Chức năng: Trả về giá trị Trung bình cộng của các số number 1, number 2,…Hoặc Trả về giá trị trung bình của các giá trị số trong 1 vùng Dữ liệu.

Ví dụ 1:  AVERAGE(10,20,30) = 20

Ví dụ 2: Tính điểm Trung bình Học kỳ của Học sinh trong Bảng Dữ Liệu sau:

HÀM AVERAGE TRONG EXCEL

2. HÀM MAX TRONG EXCEL

Cú pháp: MAX(number 1, number 2,…)

Chức năng: Trả về giá trị lớn nhất của number 1, number 2,…hoặc giá trị lớn nhất của cả 1 vùng Dữ liệu số

Ví dụ 1: MAX( 10,20,30)=30

Ví dụ 2: Dựa vào bảng trên ở Ví dụ 2 về hàm AVERAGE, Tìm điểm trung bình lớn nhất?

Công thức tại ô E16=MAX(F5:F14).

Kết quả như sau:

HÀM MAX TRONG EXCEL

3. HÀM MIN TRONG EXCEL

Cú pháp: MIN (number 1, number 2,…)

Chức năng: Trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị number 1, number 2,…hoặc giá trị nhỏ nhất của cả 1 vùng Dữ liệu số

Ví dụ 1: MIN( 10,20,30) = 10.

Ví dụ 2: Tìm điểm trung bình thấp nhất trong bảng đã cho ở ví dụ 2 hàm AVERAGE phía trên.

HÀM MIN TRONG EXCEL

4. HÀM COUNT TRONG EXCEL

Cú pháp: COUNT(value 1, value 2,…)

Chức năng: Đếm số ô có chứa dữ liệu số trong phạm vi.

Ví dụ: Đếm số ô có chứa dữ liệu là số trong Bảng sau.

HÀM COUNT TRONG EXCEL

5. HÀM COUNTA TRONG EXCEL

Cú pháp: COUNTA(value 1, value 2,…)

Chức năng: Đếm số ô có chứa dữ liệu trong phạm vi (Kể cả dữ liệu số và dữ liệu Text (Dạng chuỗi))

Ví dụ:

HÀM COUNTA TRONG EXCEL

6. HÀM SUM TRONG EXCEL

Cú pháp: SUM(number 1, number 2,…)

Chức năng: Trả về giá trị là tổng các giá trị number 1, number 2,…Hoặc trả về giá trị Tổng của 1 vùng dữ liệu số.

Ví dụ 1: SUM (10,20,30)= 60

Ví dụ 2: Tính tổng lương  Nhân viên trong Công ty.

Read more…

Học Excel – Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel

Hàm Vlookup trong Excel là một trong những hàm được sử dụng thường xuyên nhất trong công việc tính toán trên bảng tính Excel. Nó cũng là hàm thông dụng nhất, mà bất cứ ai khi học Excel cơ bảncũng đều không thể không biết tới.

Đặc biệt hàm Vlookup khá quan trọng trong ứng dụng thực tế, nó được áp dụng nhiều trong công việc thực tế như: Tra cứu thông tin của danh sách sản phẩm mà chỉ cần dựa vào Mã hiệu Sản phẩm (Item Code, Product Code, ID…), tra cứu thông tin Nhân viên trong các phòng ban, Công ty dựa vào mã Nhân viên,…chỉ cần dựa vào một yếu tố Duy nhất đó là Mã Nhân viên… Và còn rất nhiều trường hợp khác nữa, có thể ứng dụng tính ưu việt của hàm VLOOKUP.

Hàm Vlookup trong Excel cũng là một trong những hàm khó hiểu, khó sử dụng nếu như bạn không thật sự nắm vững Cú pháp cũng như cách dùng hàm Vlookup. Bài viết này sẽ giới thiệu đầy đủ về cú pháp, cách sử dụng cũng như Ví dụ minh họa cơ bản, để có thể giúp bạn nắm vững cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel.

1. Chức năng và Cú pháp hàm Vlookup trong Excel

Chức năng:

Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

Cú pháp:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Trong đó:

lookup_value : Giá trị đem dò tìm

table_array: Bảng giá trị dò (Địa chỉ của Bảng dò phải để ở dạng Địa chỉ Tuyệt đối)

col_index_num: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.

range_lookup: Phạm vi tìm kiếm : TRUE (1) hoặc FALSE (0)

+ FALSE – Dò tìm chính xác.

+ TRUE – Dò tìm tương đối.

Để hiểu rõ về 2 kiểu dò tìm này, sẽ có ví dụ minh họa về 2 cách dò tìm để các bạn hiểu rõ và phân biệt được ở phía dưới đây.

2. Cách dùng hàm VLOOKUP với kiểu dò tìm tương đối chính xác

Ví dụ: Hãy điền kết quả vào cột “XẾP LOẠI” biết rằng việc xếp loại dựa trên ĐTB được quy định theo như trong “Bảng xếp loại”

Trong trường hợp này, phải dùng kiểu dò tìm tương đối chính xác, nếu dò tìm chính xác thì chỉ có thể xếp loại cho những bạn học sinh có số ĐTB bằng đúng với giá trị như trong Bảng Xếp loại (Giả sử ĐTB là 0, 5, 7, 9), còn những bạn học sinh có ĐTB là 5.5 hoặc 7.3….  (ĐTB không tròn) thì không thể Xếp loại được.

Hàm VLOOKUP  với kiểu dò tìm tương đối chính xác

 Ở ví dụ trên: Công thức của hàm VLOOKUP là: VLOOKUP(D9,$B$3:$C$6,2,1) có 4  tham số:

+ Giá trị đem dò (lookup_value): là ô dữ liệu D9 – chính là điểm trung bình (ĐTB)

+ Bảng giá trị dò (table_array) : là bảng xếp loại. Bảng này chính là vùng từ ô B3 đến ô C6.

Lưu ý: Địa chỉ của Bảng dò phải để ở dạng Địa chỉ Tuyệt đối ($B$3:$C$6)

+ Số thứ tự cột Dữ liệu lấy trên Bảng dò là: Cột thứ 2 (Xếp loại)

+ Kiểu dò tìm: Dò tìm tương đối chính xác (True = 1)

3. Cách dùng hàm VLOOKUP với kiểu dò tìm chính xác

Ví dụ: Điền thông tin về Mã PB, Tên nhân viên cho bảng “DANH SÁCH LƯƠNG – THƯỞNG THÁNG 10/2102″  dựa vào việc dò tìm dữ liệu qua Mã nhân viên trên Bảng dò tìm “DANH SÁCH NHÂN VIÊN”.

Áp dụng hàm VLOOKUP và dò tìm trong trường hợp này, kết quả dò tìm như sau:

Bảng kết quả dò tìm với hàm VLOOKUP

Từ bảng kết quả trên, ta thấy để dò tìm Mã PB cho người có mã Nhân viên là  “001″ (ô A18), ta dùng hàm VLOOKUP như sau:

Mã PB: =VLOOKUP(A18,$B$9:$E$14,4,0)

Trong công thức trên:

A18: Giá trị đem dò tìm ( Mã Nhân viên)

$B$9:$E$14: Bảng dò (DANH SÁCH NHÂN VIÊN)

4: Số thứ tự cột sẽ lấy dữ liệu trên Bảng dò (Mã PB)

0: Kiểu dò tìm chính xác

Tên nhân viên: C18 =VLOOKUP(A18,$B$9:$E$14,2,0)

Read more…

Đôi khi bạn trình bày dữ liệu trong Excel theo dạng cột nhưng lại nhận ra rằng trình bày chúng theo dạng hàng sẽ tiện lợi hơn. Lúc này, bạn sẽ cần sử dụng đến chức năng Paste Special của Excel để chuyển cột thành hàng và ngược lại. Thủ thuật này áp dụng được cho Excel 2003/2007 và 2010.

Khởi động Microsoft Excel rồi mở tập tin Excel cần thao tác. Tô khối nội dung cần chuyển đổi, bấm chuột phải chọn Copy. Đặt con trỏ chuột vào ô cần dán nội dung, bấm chuột phải chọn Paste Special.

Một cửa sổ hiện ra, tại đây, bạn đánh dấu chọn vào ô Transpose rồi nhấn OK để xác nhận.

Vậy là xong, bạn đã có được bảng dữ liệu trình bày theo dạng hàng. Bạn cũng có thể áp dụng tương tự để chuyển dữ liệu từ dạng hàng sang dạng cột.

Read more…

Cách dùng Hàm COUNTIF /COUNTIFS

Hàm COUNTIF trong Excel được ứng dụng rất nhiều trong công việc thống kê, tính toán ngoài thực tế. Đế nắm vững được cách sử dụng cũng như cách ứng dụng của hàm COUNTIF, trong bài viết này tôi sẽ trình bày đầy đủ cú pháp, cách sử dụng kèm theo ví dụ minh họa để bạn có thể hoàn toàn biết cách áp dụng và sử dụng hàm COUNTIF để tính toán trên bảng tính Excel.

1. Cú pháp hàm COUNTIF trong Excel

COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

Range: Vùng điều kiện

Criteria: Điều kiện

2. Chức năng của hàm COUNTIF trong Excel

Hàm COUNTIF trong Excel dùng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện (Criteria) trong phạm vi (Range).

3. Ví dụ về hàm COUNTIF trong Excel

Ví dụ 1: Cho bảng dữ liệu sau. 
Yêu cầu:

a. Tính số Nhân viên trong phòng Kế Toán

b. Đếm số nhân viên có lương từ 6 triệu trở lên

Dùng Hàm COUNTIF trong Excel để đếm với trường hợp có 1 điều kiện

Để tính được số nhân viên trong phòng Kế Toán, cũng như số nhân viên có lương từ 6 triệu trở lên, áp dụng trường hợp đếm có điều kiện ta sử dụng Hàm COUNTIF để đếm.

a./ Đếm số nhân viên trong phòng “Kế toán”

Công thức cho ô kết quả E15 như sau: E15 =COUNTIF(D5:D12,”Kế toán”)

Trong công thức trên:

Vùng D5:D12 là vùng Điều kiện (Phòng Ban)

“Kế toán”: Điều kiện ở đây là phòng Kế toán. Lưu ý: Điều kiện phải đặt trong dấu ngoặc kép.

Kết quả khi áp dụng công thức hàm COUNTIF vào trường hợp này như sau:

 

Kết quả sau khi áp dụng hàm COUNTIF để đếm số nhân viên ở phòng Kế toán

b./ Đếm số nhân viên có lương từ 6 triệu trở lên

Công thức tại ô Kết quả E16 sẽ là : E16 =COUNTIF(E5:E12,”>=6000000″)

Kết quả sau khi sử dụng hàm COUNTIF cho trường hợp này như sau:

Kết quả khi áp dụng hàm COUNTIF để đếm số nhân viên có lương từ 6 triệu trở lên

Ví dụ 2: Từ Bảng lương Tháng 10, Yêu cầu đếm số nhân viên Phòng Kế hoạch có lương từ 5.5 triệu trở lên

Ở Ví dụ 1, ta có thể thấy rằng trong hàm COUNTIF chỉ đếm với 1 điều kiện, nhưng ở ví dụ này là Đếm số nhân viên thỏa mãn 2 điều kiện: Nhân viên làm việc trong phòng Kế hoạch và có lương từ 5.5 triệu trở lên.

Read more…

Học Excel cơ bản qua cách sử dụng hàm IF

Hàm IF là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel. Để áp dụng được Hàm IF vào trong công việc tính toán trên bảng tính một cách hiệu quả và chính xác, HOCEXCEL.ORG xin giới thiệu đầy đủ và chi tiết về Cú pháp, cách sử dụng và Ví dụ minh họa của Hàm IF trong Excel.

1. Cú pháp và cách sử dụng của hàm IF trong Excel

IF(Logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

Trong đó:

Logical_test là: Biểu thức điều kiện

Value_if_true: Giá trị trả về nếu biểu thức điều kiện Đúng (Điều kiện thỏa mãn)

Value_if_false: Giá trị trả về nếu biểu thức điều kiện Sai (Điều kiện không thỏa mãn)

Ví dụ 1:   IF(2>3,”ĐÚNG”,”SAI”) sẽ trả về kết quả: ĐÚNG

Ở ví dụ trên:

Điều kiện (Logical_test) là “2>3″, giá trị biểu thức nếu điều kiện đúng (value_if_true) sẽ nhận giá trị là chữ  “ĐÚNG”, giá trị biểu thức điều kiện sai (value_if_false) sẽ nhận giá trị là chữ SAI

Ví dụ 2:

Hãy điền giá trị cho cột “KẾT QUẢ“. Biết rằng: Nếu Điểm trung bình (ĐTB) lớn hơn 5.0 thì ghi là “ĐẬU“, ngược lại thì ghi “TRƯỢT“

Sử dụng Hàm IF trong Excel khi chỉ có 2 lựa chọn

2. Sử dụng Hàm IF trong trường hợp có nhiều điều kiện

Hàm If dùng đề chọn 1 trong 2 lựa chọn , nhưng trong trường hợp phải chọn nhiều hơn hai lựa chọn thì phải dùng Hàm IF lồng nhau.

Ví dụ 3: 
Hãy điền giá trị cho cột KẾT QUẢ biết rằng:
Nếu ĐTB>=8.0 thì đạt loại “Giỏi”, nếu 8.0>ĐTB>=6.5 thì đạt loại “Khá“, nếu 6.5>ĐTB<=5.0, còn lại xếp loại “Yếu”

Sử dụng hàm If trong Excel điền vào cột “Kết Quả”

>>Xem cách sử dụng công thức Hàm IF trong trường hợp này.

Sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau trong Excel

Chú ý: Trong hàm If nếu không có đối số thứ 3 thì biểu thức điều kiện sai hàm sẽ trả về giá trị FALSE.
Ví dụ:
IF ( 2<3, “Sai”) Hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện 2 có nhỏ hơn 3 không, sau đó trả về giá trị là “Sai”.  Lưu ý “Sai” ở đây là giá trị mà ô sẽ nhận khi điều kiện điều kiện thỏa mãn, chứ không phải Excel kiếm tra sai điều kiện “2<3”.
IF(2>3,”Sai”)Trả về giá trị FALSE.
Máy kiểm tra điều kiện, rõ ràng 2>3 là sai, nhưng vì khuyết giá trị nhận khi điều kiện sai, nên giá trị nhận sẽ mặc định là FALSE

Read more…

Excel là phần mềm hữu dụng trong kế toán, thống kê, file Excel thường có nhiều số liệu quan trọng, vậy làm thế nào để tránh việc để lộ những thông tin mà bạn không mong muốn?
Để bảo vệ thông tin cá nhân cho các file Excel của bạn, bạn có thể sử dụng chức năng đặt mật khẩu của Microsoft Office Excel. Bài viết này,  sẽ hướng dẫn các bạn đặt mật khẩu bảo vệ tệp tin trên EXCEL 2003, EXCEL 2007, EXCEL 2010.

Đặt mẩu khẩu cho file EXCEL 2003

Mở file Excel mà bạn cần đặt mật khẩu, trên thanh Menu bạn chọn Tool sau đó Option, chọn thẻ Security. Bạn hãy nhập mật khẩu của bạn vào khung Password to Open và bấm OK.

Nếu bạn muốn người khác có thể xem file EXCEL của mình, nhưng không chỉnh sửa (Edit) được file đó, bạn có thể thiết lập Mật khẩu cho phần Password  to modify như ở hình trên.

Đặt mẩu khẩu cho file EXCEL 2007, EXCEL 2010

Trên EXCEL 2007, để đặt mật khẩu cho file EXCEL, bước đầu tiên bạn mở File Excel cần đặt mật khẩu, sau đó Chọn Office Button –> Prepare –> Encrypt Document.

Trên EXCEL 2010, bạn vào File –> Info –> Protect Workbook  sau đó chọn Encript with password

Cửa sổ Encrypt Document hiện ra, bạn gõ mật khẩu vào ô Password

Sau đó, trên cửa sổ Confirm Password, bạn gõ lại mật khẩu như trên để để xác nhận –>Click OK để hoàn tất.

Để kiếm tra file Excel của bạn đã được đặt mật khẩu hay chưa bạn thực hiện thao tác đóng file và thử mở lại.

Thấy file Excel đó hiện ra một hộp thoại yêu cầu bạn phải điềnmật khẩu tức là File EXCEL của bạn đã đặt mật khẩu thành công.

Read more…

Thủ thuật thay đổi Font chữ mặc định trong Excel

Bạn muốn thay đổi Font chữ mặc định trong Excel, Size chữ mặc định trong Excel vì chúng không thích hợp với bộ gõ, thường gây ra lỗi hoặc thay bởi một kiểu Font mà bạn thích? Bạn muốn cài đặt  loại Font chữ và Size chữ mặc định, mà khi mở 1 File mới không phải mất thời gian thiết lập lại thông số về Font-Style và Font-Size?  Excel hoàn toàn có thể cho phép bạn làm được điều đó.

Giao diện Font chữ mặc định của Excel 2007 với kiểu Font Calibri và Font-Size là 11.

1.Cách thay đổi Font chữ mặc định, Size chữ mặc định trong Excel 2007

Chọn Office Button –> Excel Option–> Popular

Thiết lập Font chữ mặc định, Size chữ mặc định mà bạn muốn, sau đó Click OK.

2. Cách thay đổi Font chữ mặc định, Size chữ mặc định trong Excel 2010

Trong Excel 2010, bạn Click chọn: File –>Options

Trên Tab General, bạn chỉ việc chọn Font, Font-Size mà mình muốn. Sau đó Click OK

Như vậy là bạn đã thiết lập xong Font chữ mặc định và Size chữ mặc định cho Excel, từ giờ trở đi khi bạn tạo 1 File mới bạn sẽ không còn phải mất thời gian để Cài đặt lại Font chữ và Size chữ như trước kia nữa.

Read more…

• 1. Các thủ thuật excel trong kế toán mẹo nhanh xử lý các hàm excel Excel là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán khi làm excel đòi hỏi thao tác của người kế toán phải nhanh dưới đây xin chia sẻ với các bạn các thủ thuật excel trong kế toán và mẹo xử lý nhanh công thức excel khi làm kế toán 1) Phím tắt thông dụng trong Excel Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. 2)Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột. 3)Sao chép Formula Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện. 4)Ðịnh hướng cho con trỏ khi nhấn Enter Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một cell, con trỏ sẽ nằm trong cell đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống cell khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Muốn vậy, bạn chọn menu Tools – Options trong hộp thoại Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down. 5)Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu. Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ
• 2. thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào. 6) Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vào một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì. 7) Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách : 1/ Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter . 2/ Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng. 8) Tạo chú thích (comment) cho cell Khi bạn muốn làm một lời chú thích nào đó cho một cell, bạn chọn cell cần làm chú thích , chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên cell đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho cell đó. Khi bạn di chuyển mouse đến cell đó thì sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích bạn đã nhập. 9) Sửa chữa nội dung cho chú thích (Comment ) Sau khi bạn đã tạo một comment ( chú thích ) cho một cell nào đó, bây giờ bạn muốn sữa nội dung của comment đó thì bạn click vào cell, chọn menu Insert – Edit Comment. Bạn sẽ sữa đổi nội dung trong cửa sổ comment. Bạn cũng có thể edit comment và delete comment bằng cách nhấp chuột phải mouse. 10) Làm ẩn chú thích. Muốn cho ẩn đi chú thích (comment) của cell ẩn đi thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment từ menu phụ mở ra.
• 3. 11) Làm ẩn nội dung của Cell. Muốn làm ẩn nội dung trong cell nào đó, bạn chọn cell muốn ẩn nội dung, chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;; sau đó chọn OK. 12) Sửa lỗi nhanh trong cell. Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc. 13) Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell. Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một cell mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho cell đó. Ví dụ nhập vào 20 thì sẽ được chuyển thành 20%, và khi bạn nhập vào là .2 thì cũng sẽ được chuyển thành 20 %. Ðể làm điều này, bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell. Bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK. 14) Sử dụng chức năng AutoFill. Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách : Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra. 15) Tùy biến AutoFill. Excel chỉ cung cấp cho bạn một số list để tự động điền vào list cho bạn như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 1,5,9,13,… Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn tab Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK 16) Sắp xếp
• 4. Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 95.5 nằm dưới số 95. Ðể khắc phục bạn làm như sau : 1/Chọn cột muốn sắp xếp, bằng cách click trên đầu cột đó. 2/Mở menu Format – Cell. 3/Trong hộp thoại format cell, click chọn tab Number và click trên General category. 4/ Sau đó sắp xếp lại cột đó. 17) Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm. Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng. 18) Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Sau đây là cách thực hiện: 1. Chọn bảng. 2. Chọn Edit.Copy. 3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào. 4. Chọn Edit.Paste Special. 5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK. 6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ. Note: Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn <Enter>. Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn <Ctrl>-V hay <Shift>-<Ins>. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste 19) Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiện Trong Workbook của bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra. Bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong workbook.
• 5. 20) Xem cú pháp hàm Excel Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn biết nhưng không nhớ hết được cú pháp các hàm trongExcel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng cho mục đích của bạn một cách chính xác. 21) Có bao nhiêu Sheet trong WorkBook Nếu như bạn mở một Workbook có rất nhiều sheet và bạn muốn xem qua xem có bao nhiêu sheet tất cả trong WorkBook đó bạn chỉ cần chọn Menu File – Properties , chọn tab Contents, sẽ liệt kê tất cả các sheet có trong file cho bạn xem. 22) Importing Text sang Excel Khi bạn có một dữ liệu text được soạn thảo trong Word, khi bạn import đoạn dữ liệu đó vào worksheet thì dữ liệu đó lại nằm trên một cột. Ðể dữ liệu nằm trên nhiều cột, bạn có thể làm bằng nhiều cách: 1/ Nếu như dữ liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy sau đó Paste nó vào Excel. 2/ Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tương tự như trên. 3/ Nếu dữ liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 trường hợp trên sau đó chọn cột có chứa dữ liệu, chọn menu Data, Text to Columns. Excel sẽ xuất hiện chế độ Wizard hướng dẫn bạn import dữ liệu đó vào worksheet của Excel 23) Liên kết dữ liệu Excel và Word Trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau : Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó. Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK. 24) Mở tệp tin thường dùng Phải thao tác thường xuyên trên một tệp tin (ví dụ bảng quyết toán), bạn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này (ví dụ quyettoan.xls) mỗi khi chương trình khởi động. Để thực hiện điều này, chỉ cần lưu tệp tin (File > Save As) vào thư mục XLStart nằm trong Program filesMicrosoft OfficeOffice.
• 6. 25) Thêm màu cho bảng tính Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open. 26) Đóng băng” dòng tiêu đề Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính.. 27) Làm đẹp hình ảnh nền Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn? Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ. Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn. Khai giảng thường xuyên các lớp học kế toán excel dạy thành thạo kế toán excel, thủ thuật excel kế toán xem chi tiết click tại: Lớp học kế toán excel
• 7. 25) Thêm màu cho bảng tính Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open. 26) Đóng băng” dòng tiêu đề Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính.. 27) Làm đẹp hình ảnh nền Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn? Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ. Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn. Khai giảng thường xuyên các lớp học kế toán excel dạy thành thạo kế toán excel, thủ thuật excel kế toán xem chi tiết click tại: Lớp học kế toán excel

Read more…